استخدام العصف الذهني في حل مشكلات

أولاً وقبل كل شيء؛ لا بد أن يكون الموضوع المطروح للنقاش قابلاً للتداول بطريقة العصف الذهني، ويمكن القول أن شروط المواضيع المناسبة للعصف الذهني:

أن يكون الموضوع محدداً، بمعنى ألا يكون متشعباً وألا يتم نفاش أكثر من موضوع معاًـ لأن ذلك يعطل عاصفة الأفكار.
أن يكون الموضوع مفتوحاً، حيث لا يمكن الاستفادة من العصف الذهني بالمواضيع المغلقة أو التي تقبل التصويت بنعم أو لا، بل يجب أن يكون الموضوع مفتوحاً.
أن يكون المشاركون على دراية بالموضوع وعلى معرفة بما هو مطلوب منهم بالضبط.
بناء على هذه النقاط تقرر الإدارة إن كانت بحاجة لاستخدام العصف الذهني في موضوع محدد، أم أنها ستلجأ لطريقة أخرى من طرق حل المشاكل، وإذا كان القرار هو استخدام العصف الذهني فلا بد من اتباع هذه الخطوات:

أولاً: اختيار مجموعة العصف الذهني سواء كنت مديراً لشركة أو مسؤولاً عن فريق تطوعي أو مدرساً ....إلخ، لا بد أن تقوم بانتقاء مجموعة العصف الذهني بعناية، لتضمن الوصول إلى أفكار متنوعة قدر الممكن، وعادة ما يكون العدد المثالي 12 فرداً. لنفترض مثلاً أنك تريد تغيير الشعار المكتوب على منجاتك، من البديهي أن فريق التسويق سيكون قادراً على تقديم احتمالات كثيرة، لكنها بشكل أو بآخر ستكون متشابهة أو متقاربة، لكن إذا شكلت مجموعة فيها أفراد من قسم التسويق، ومن المحاسبة، ومن المبيعات، ومن الموارد البشرية وربما تعرف شخصاً مميزاً في السكرتارية. الاقتراحات التي ستقدمها هذه المجموعة ستكون ممتازة، ويمكن أن تتوصل من خلالها لشعار جديد يلبي طموحك واحتياج السوق.
ثانياً: ميسر الجلسة بعد اختيار المجموعة لا بد أن يكون هناك ميسر للجلسة، ولا بد أن يكون ميسر الجلسة أو مديرها قادراً على تحفيز المشاركين، ويمتلك خبرة في إدارة العصف الذهني ويعرف كيف يبدأ وكيف ينتهي، كما لا بد أن يكون شخصاً محبوباً.
ثالثاً: طرح المشكلة على مجموعة العصف الذهني قبل أن تبدأ جلسة العصف الذهني لا بد أن تكون المشكلة واضحة في ذهن ميسر الجلسة، ولا بد أن يقدم للمشاركين المفاتيح التي تساعدهم على توليد الحلول، وعند طرح المشكلة على المجموعة لا بد أن يتأكد الميسر أن الجميع فهموا المطلوب بالضبط. مثال عن طرح المشكلة للعصف الذهني؛ إذا عدنا إلى مثال تغيير الشعار المكتوب على المنتجات، لا بد أن يشرح الميسر للمشاركين سبب الرغبة في تغيير الشعار، وأن يشرح لهم أن الهدف هو الخروج بأكبر عدد ممكن من الأفكار والاقتراحات لشعار جديد، والأهم ألا يؤثر على أفكارهم أو يؤطرها.
رابعاً: تشغيل العجلة المرحلة الأخيرة من عملية العصف الذهني هي قدح الشرارة أو تشغيل العجلة، وذلك عندما يبدأ المشاركون بوضع اقتراحاتهم وفق الآلية المتفق عليه، قد تكون الاقتراحات مكتوبة أو شفهية، يتم وضعها في صندق أو يتم تبادلها مع الآخرين. ميسر الجلسة الجيد هو من يستطيع أن يعزز مشاركة الأفكار بين المشاركين بأقل قدر ممكن من النقاش حول جوهر هذه الأفكار، ومن يضمن العدالة والفاعلية في طرح الأفكار وتطوير أفكار الآخرين، ومن يجيد استخراج الأفكار من الأذهان وتحفيزها على الخلق والإبداع.